Nyt lovforslag medfører, at selskabsdokumenter skal opbevares i 5 år

19-05-2020: Folketinget vedtog den 12. maj 2020 et nyt lovforslag, som medfører, at selskabers direktion skal opbevare selskabsdokumenter i 5 år. Manglende opbevaring kan medføre tvangsopløsning. Opbevaringspligten er en del af et nyt lovforslag, som samlet benævnes ”Kontrolpakken”.

Baggrunden for lovforslaget

Baggrunden for det samlede lovforslag er, at der de senere år har været sager, hvor virksomheder og personer har været brugt eller misbrugt til svindel, hvor der har været anvendt stråmænd som direktører.

Lovforslaget medfører, at et selskabs direktion skal opbevare selskabsdokumenter på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, dokumenterne vedrører.

Opbevaring af selskabsdokumenterne

Opbevaringen skal ske på en sådan måde, at de uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige her i landet for offentlige myndigheder. Opbevares dokumenterne fysisk, skal de opbevares i papirform i Danmark. Hvis der skiftes direktion, skal den afgående direktion videregive selskabsdokumenterne til den nye direktion. Hvis selskabet ikke har opbevaret selskabsdokumenterne i 5 år, eller hvis opbevaringen eller dokumenterne er mangelfulde, kan Erhvervsstyrelsen sende selskabet til tvangsopløsning.

Selskabsdokumenter omfatter dokumenter og bilag, der skal udarbejdes i henhold til selskabsloven eller regler fastsat i medfør heraf, dvs. bl.a.:

• Stiftelsesdokument

• Vedtægter

• Ejerbog

• Forretningsorden (hvis selskabet har en bestyrelse)

• Generalforsamlingsreferater

• Vurderingsberetninger (f.eks. ved indskud af andre værdier end kontanter)

• Fusions- og spaltningsplaner og øvrige dokumenter udarbejdet i forbindelse med fusioner og spaltninger (herunder også eventuelle anmeldte krav).

Listen ovenfor er kun eksempler og er ikke udtømmende.

Loven træder i kraft den 1. januar 2021 og har virkning for dokumenter, der udarbejdes i regnskabsår, der begynder 1. januar 2021 eller senere.

Har du spørgsmål eller brug for rådgivning om de kommende regler på området?

Har du spørgsmål eller brug for rådgivning, er du altid velkommen til at kontakte os på koege@dreiststorgaard.dk