Arbejdsgivers kommunikation om opsigelsesgrund, når en medarbejder er blevet opsagt

26-04-2021: Så snart ansættelsesforholdet er opsagt af enten medarbejderen selv eller arbejdsgiver, så kommer spørgsmålet om, hvad kollegaer, samarbejdspartnere, kunder mv. skal have at vide omkring opsigelsen. 

Udover intern besked til virksomhedens HR, bogholderi etc. om at en medarbejder fratræder sin stilling i virksomheden, skal øvrige medarbejdere typisk have besked om opsigelsen. Og det er i den forbindelse selve årsagen til opsigelsen, som giver særlige overvejelser.

Den simple oplysning til kollegaer om, at en medarbejder stopper er naturligvis inden for lovlig persondatabehandling. Men når arbejdsgiver beretter om opsigelsesbegrundelsen, vil dette være en databehandling, der skal opfylde betingelserne i henhold til persondatalovgivningen.

Det er også relevant at nævne, at en arbejdsgiver ikke – hverken ansættelse- eller persondataretligt har pligt til at fortælle den afskedigedes kollegaer om årsagen til, at en kollega stopper i virksomheden.

I den forbindelse skal virksomheden være særligt opmærksom på betingelsen om, at en arbejdsgivers persondatabehandling ikke må være integritetskrænkende for medarbejderen samt arbejdsgivers forpligtelse til dataminimering. Det betyder, at en arbejdsgiver altid skal søge kun at behandle de nødvendige personoplysninger om en medarbejder og at behandlingen sker på et ansættelses- og persondataretligt sagligt grundlag. Både arbejdsgiverens og medarbejderens interesser skal derfor holdes op mod hinanden i forbindelse med en påtænkt kommunikation om en opsigelsesgrund til virksomhedens øvrige ansatte.   

Samtidig har virksomheden en interesse i at kommunikere ledelsesbeslutninger til øvrige medarbejdere på klar og forståelig vis, netop så rygtedannelser og misforståelser ikke opstår. Det kan også være væsentligt for en virksomhed at signalere, at en vis adfærd ikke tolereres.

Datatilsynet har konkret taget stilling til spørgsmålet om, hvad en arbejdsgiver kan melde ud om begrundelsen for opsigelsen af en medarbejder. I den konkrete sag, hvor begrundelsen for opsigelsen var samarbejdsvanskeligheder, blev det vurderet, at arbejdsgiver havde en legitim interesse i at meddele øvrige medarbejdere begrundelsen for afskedigelsen, men der skal tages et tungtvejende hensyn til den nu opsagte medarbejder.

Datatilsynet kom i sagen frem til, at arbejdsgiver kunne oplyse, at opsigelsen skyldtes samarbejdsvanskeligheder, men arbejdsgiver kunne derimod ikke beskrive de konkrete samarbejdsproblemer.

Det betyder, at virksomheder skal være meget tilbageholdende med at oplyse detaljer om selve begrundelsen.

I forhold til at meddele opsigelsen til eksterne samarbejdspartnere, kunder, leverandører, gør de samme overvejelser sig gældende. I langt de fleste situationer er det ikke nødvendigt, at eksterne samarbejdspartnere mv., kender selve begrundelsen for opsigelsen.

Datatilsynet har i december 2020 udgivet en vejledning om behandling af personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforholdet. Vejledningen kan læses her.

Du er velkommen til at kontakte advokat, Peter Niemann Thøgersen, på telefon 56 64 33 30 eller på på e-mail pnt@dslaw.dk ved spørgsmål.